Jobba hemma under corona

 

I mars månad hände allt i tät följd. Covid-19 deklarerades vara en pandemi och den 17 mars gick Folkhälsomyndigheten ut och uppmanade alla som kunde att arbeta hemifrån. Vi på HSB Östergötland var förberedda och agerade snabbt. Inom kort gick det ut rekommendationer till våra bostadsrättsföreningar, medarbetare och hyresgäster.

– Vår inställning var naturligtvis att följa alla de råd som kom under dessa ganska dramatiska veckor. Vi minskade genast styrkan på kontoret. Ungefär hälften arbetade delvis hemma och hälften arbetade hemifrån helt och hållet. Dessutom genomfördes en anpassning av kontoren. Bland annat stängdes dörrarna till receptionerna för att undvika spontanbesök, plexiskärmar sattes upp och vi arbetade med stora avstånd, berättar Lina Landström, HR-chef på HSB Östergötland.

Trygga miljöer för alla
Att göra säkra ändringar på tjänstemannasidan fungerade smidigt. Ute i verksamheten, där våra medarbetare dagligen möter kunderna, fanns det mer att fundera kring. Mars–april är i vanliga fall högsäsong för fastighetsförvaltningen.

– Även här var det naturligtvis oerhört viktigt att säkra verksamheten så långt som möjligt. Samtidigt så måste fastigheterna skötas om, akuta fel måste åtgärdas och människor flyttar även under en pandemi. Vi gick ut med information till våra kunder och meddelade att vi nu måste prioritera bland uppgifterna. I första hand handlade det om sopor och städning. Våra medarbetare skötte det här på ett väldigt bra sätt och vi har mött stor förståelse från alla håll, säger Lina Landström.

Förutom skyddande glas på områdeskontoren, så anpassades även pausutrymmen, skyltar uppmanade till avstånd och medarbetare fick personlig skyddsutrustning. Kontaktytor städades extra noga och våra förvaltare på hyressidan hade nyckelutdelning utomhus. Dessutom infördes tydliga sjukrutiner för alla medarbetare på hela företaget.

Viktigt med sociala kontakter
Under sommaren såg läget allt bättre ut och vår verksamhet löpte på nästan som vanligt med säsongsarbetare och sommarjobbare. I september månad lättade företaget något på restriktionerna, men när pandemin ökade oroväckande snabbt under hösten så återinfördes de strängare råden igen.

– Under hela den här tiden så har vi haft intensiv kommunikation, huvudsakligen via digitala kanaler. Ledningsgruppen har haft täta kontakter och vi införde det vi kallar ”coronaavstämningar” för att pejla läget bland medarbetare och också planera framåt. Det är viktigt att se hur alla mår och hur man hanterar situationen. Sjuktalen för 2020 ser i stort sett ut som tidigare år, men det finns förstås andra signaler som vi har varit uppmärksamma på.

Årets speciella situation har ställt ännu högre krav på information, när de fysiska mötena minskar eller uteblir helt. Under våren skapades en coronaknapp på företagets intranät. Här har ledningen lagt ut kontinuerlig information – allt från omvärldsbevakning och senaste nytt från Folkhälsomyndigheten till vad som händer inom HSB i stort och på lokal nivå.

– Vi har hanterat 2020 utifrån de förutsättningar vi haft och verksamheten har löpt på bra. Årets rekryteringar har genomförts enligt plan och våra nya arbetsledare har genomgått utlovade ledarskapsutbildningar. Vid årets slut är vi 131 medarbetare som alla har visat att de är väldigt anpassningsbara och de har mött våra kunder på ett bra sätt i den här svåra situationen. Nu pågår arbetet med att blicka framåt. Hur ska vi agera om restriktionerna fortsätter även 2021? Vi tittar på vår fortsatta utveckling, karriärmöjligheter, distansarbete och de sociala kontakterna. Nu är vår fina sammanhållning viktigare än någonsin, konstaterar Lina Landström.